Des coûts invisibles… qui pèsent sur la productivité
Un système informatique mal pensé ou mal entretenu peut coûter beaucoup plus cher que vous ne l’imaginez. Les arrêts de services, la perte de données ou encore les lenteurs d’ordinateurs vieillissants réduisent la productivité de vos équipes au quotidien. Ces surcoûts sont souvent invisibles dans les budgets, mais bien réels dans les résultats de votre entreprise.
Un équipement mal géré peut devenir un vrai casse-tête
Sans suivi précis, votre inventaire devient rapidement obsolète et vous perdez de vue la durée de vie réelle de vos ordinateurs, vos logiciels ou vos serveurs. Résultat : les pannes arrivent au pire moment et il faut faire appel en urgence à un prestataire technique. Cela multiplie les factures et perturbe fortement l’activité.
PME = pas de DSI → il faut des solutions simples et agiles
Contrairement aux grandes entreprises, une PME ne dispose pas toujours d’un Directeur des Systèmes d’Information. La gestion du matériel informatique, du réseau et des systèmes est souvent confiée à un responsable polyvalent, voire directement au dirigeant. C’est là que des solutions comme l’infogérance, la location de matériel ou la mise en place d’un mini-process IT deviennent essentielles pour assurer la continuité des opérations, même à distance.
Erreur n°2 : acheter au coup par coup, sans logique de renouvellement
Résultat : parc hétérogène, gestion lourde, maintenance plus chère
Lorsqu’une PME achète son matériel informatique uniquement en fonction des urgences, elle se retrouve rapidement avec un parc disparate : des ordinateurs de générations différentes, des systèmes d’exploitation variés, des logiciels incompatibles. Cette situation complique la gestion, multiplie les coûts de maintenance et pèse sur la performance globale.
Un réseau composé d’équipements trop hétérogènes devient un véritable casse-tête pour vos équipes techniques ou votre prestataire. Les mises à jour ne sont pas toujours compatibles, les données circulent mal entre les postes, et la sécurité de l’infrastructure s’en trouve fragilisée.
La solution : location de matériel informatique pour PME
Plutôt que d’acheter au coup par coup, de plus en plus de PME optent pour la location ou le leasing de matériel informatique. Cette approche offre plusieurs avantages :
- Un parc informatique homogène et facilement évolutif.
- Un budget lissé dans le temps, sans pic d’investissement lourd.
- Des services associés comme la maintenance, le support ou même la formation des collaborateurs.
- Une meilleure cybersécurité, puisque vos ordinateurs et vos logiciels restent régulièrement mis à jour.
Chez Onliz, nous recommandons souvent cette solution car elle peut transformer la manière dont vous pilotez votre infrastructure informatique. Louer, c’est aussi garder la liberté d’adapter vos équipements selon vos besoins : nouveaux projets, intégration d’alternants, développement du télétravail à distance, etc.
Erreur n°3 : conserver trop longtemps du matériel obsolète
Perte de performance, sécurité compromise, compatibilité réduite
Garder des ordinateurs ou des serveurs trop anciens peut sembler une économie. En réalité, c’est l’inverse. Un ordinateur qui a plus de cinq ans consomme plus de ressources, ralentit vos collaborateurs et met en péril la productivité de toute l’entreprise. De plus, les anciens systèmes ne reçoivent plus toujours les mises de sécurité, ce qui fragilise la cybersécurité et expose vos données sensibles.
Les problèmes de compatibilité apparaissent aussi rapidement : certains logiciels ne s’installent plus, vos nouveaux outils cloud fonctionnent mal et vos équipes perdent du temps à chercher des solutions de contournement.
Pourquoi il vaut mieux prévoir le remplacement tous les 3–5 ans
La plupart des experts en informatique et en infogérance recommandent de renouveler un parc informatique tous les trois à cinq ans. Ce rythme permet de maintenir un bon niveau de performance, d’assurer une meilleure sécurité de vos informations, et de profiter des innovations technologiques sans déstabiliser votre infrastructure.
Avec un contrat de location ou d’infogérance, ce cycle de renouvellement est intégré. Vous n’avez plus besoin de vous poser la question de comment gérer vos équipements obsolètes : ils sont remplacés automatiquement par du matériel plus récent, avec support et maintenance inclus. Cela réduit les risques de panne, simplifie la gestion et sécurise vos systèmes au quotidien.
Erreur n°4 : négliger les besoins spécifiques (stagiaires, télétravailleurs, métiers terrain)
Pas le même usage = pas le même équipement
Un stagiaire, un commercial itinérant ou un collaborateur en télétravail à distance n’ont pas les mêmes besoins qu’un salarié travaillant sur site. Pourtant, beaucoup de PME fournissent le même type d’ordinateur à tout le monde, sans distinction. Résultat : certains sont sous-équipés et perdent en productivité, d’autres disposent de machines trop puissantes… et donc trop coûteuses pour leur usage réel.
Adapter vos équipements informatiques en fonction des profils est une bonne pratique. Un collaborateur en mobilité aura besoin d’un ordinateur portable léger et sécurisé, alors qu’un poste administratif pourra se contenter d’un PC fixe ou reconditionné. Les métiers terrain, eux, nécessitent parfois des systèmes renforcés ou des outils mobiles capables de résister aux contraintes physiques.
Location courte durée, PC reconditionnés, équipements mobiles à envisager
La location courte durée est une excellente solution pour équiper rapidement un alternant, un stagiaire ou un collaborateur temporaire sans alourdir le budget de l’entreprise.
Les PC et ordinateurs reconditionnés constituent aussi une option intéressante : fiables, testés, garantis, ils peuvent répondre aux besoins ponctuels tout en réduisant vos coûts.
Enfin, pour les postes spécifiques, il existe des services adaptés proposés dans les contrats d’infogérance : configuration personnalisée, support technique à distance, formation à l’utilisation des nouveaux outils ou encore maintenance intégrée. Cela vous permet d’assurer une continuité de l’activité, même avec des profils très variés.
Erreur n°5 : ne pas budgétiser la maintenance et le support
Une panne coûte cher… surtout si on dépend d’un seul prestataire
Lorsqu’un système informatique tombe en panne, ce n’est pas seulement une machine qui s’arrête : c’est une partie de l’activité de l’entreprise qui se bloque. Les coûts liés à l’interruption de service, aux pertes de données ou au temps passé par les équipes à chercher des solutions alternatives peuvent rapidement dépasser le prix d’une bonne maintenance préventive.
Beaucoup de PME font l’erreur de ne pas intégrer un budget support dans leur stratégie IT. Résultat : elles se retrouvent à payer au coup par coup, dépendant d’un seul prestataire technique, sans visibilité ni garantie de réactivité.
Externaliser ou passer par un contrat global = tranquillité + visibilité
La meilleure manière d’assurer la continuité est d’opter pour un contrat global incluant maintenance, infogérance et support à distance. Ce type de contrat vous apporte :
- Une meilleure maîtrise des coûts, grâce à des forfaits clairs et prévisibles.
- Une performance stable, grâce à des interventions régulières et planifiées.
- Un accès à des services complémentaires comme la formation de vos collaborateurs, la mise en place de bonnes pratiques ou encore des conseils sur la cybersécurité.
Chez Onliz, nous voyons régulièrement des dirigeants qui se demandent comment réduire leurs dépenses IT alors qu’une partie de la solution réside simplement dans une meilleure organisation budgétaire. Avec un contrat adapté, vous évitez les mauvaises surprises et vous gagnez en sérénité.
Quelles bonnes pratiques mettre en place dans votre PME ?
Créer un mini-process IT (même sans DSI)
Même si votre PME n’a pas de service informatique dédié, il est essentiel de définir quelques règles simples de gestion. Cela peut prendre la forme d’un mini-process documenté : qui est responsable du suivi des équipements, quand prévoir les mises à jour des logiciels, comment gérer les incidents. Cette formalisation basique vous évite d’improviser et limite les risques pour la cybersécurité et la productivité de vos collaborateurs.
Centraliser les achats ou les locations
Un des écueils fréquents est de laisser chaque service acheter ses propres ordinateurs, systèmes ou outils. Résultat : un parc fragmenté, des coûts multipliés et un réseau difficile à maintenir. La centralisation des décisions – qu’il s’agisse d’achats ou de location de matériel informatique – permet de rationaliser les dépenses, de profiter d’économies d’échelle et de simplifier la maintenance.
Identifier les postes à risques / à renouveler en priorité
Tous vos ordinateurs et serveurs n’ont pas le même impact sur votre activité. Un poste critique utilisé par le service comptabilité ou par vos équipes commerciales doit être surveillé de près et remplacé avant qu’il ne ralentisse l’infrastructure ou compromette la sécurité des données. Là encore, un bon inventaire vous aide à avoir une lecture claire et à prendre les bonnes décisions au bon moment.
Mettre en place ces bonnes pratiques vous aide à garder une infrastructure informatique fluide, à réduire vos coûts cachés et à sécuriser l’ensemble de vos informations. Avec un accompagnement adapté – par exemple via un contrat d’infogérance ou de leasing – vous pouvez transformer la gestion de votre parc en véritable levier de performance pour votre entreprise.
