Location (Leasing) d’imprimante professionnelle : le guide complet 2026 pour les entreprises

En 2024, environ 2,7 millions de systèmes d’impression ont été vendus en France, toutes technologies confondues (laser, jet d’encre, multifonction). Selon SNESSII (Q2 2025) et Xerfi, la majorité des PME et ETI – entre 65% et 75% – se tournent désormais vers le leasing pour financer leurs imprimantes multifonctions, contre seulement environ 25% qui préfèrent encore l’achat comptant. Cette tendance s’accentue : le recours au leasing a progressé de douze points par rapport à 2024, les entreprises privilégiant cette solution pour lisser leur charge en OPEX et bénéficier d’un service « tout compris » intégré (maintenance, assistance, gestion des consommables, évolutions techniques, etc.).

Acheter une imprimante professionnelle ou un parc complet représente un investissement immobilisé pouvant aller de 1 000 à plus de 10 000 € par appareil pour des multifonctions haut volume, avec une durée d’usage souvent inférieure à 5 ans en conditions intensives. Le leasing d’imprimantes, aussi appelé crédit-bail, propose une alternative : vous louez le matériel sur 13 à 63 mois, avec un loyer mensuel fixe, des services intégrés et une option de renouvellement ou de rachat en fin de contrat.

Sur Onliz, vous sélectionnez votre imprimante (laser N&B, laser couleur, multifonction, photocopieur, imprimante d’étiquettes), configurez la durée, le volume mensuel et les services (maintenance, consommables, support), puis signez votre contrat en ligne, sans négociation individuelle avec chaque fournisseur.

Pourquoi le leasing d’imprimantes séduit autant les entreprises ?

Le leasing intéresse particulièrement les TPE, PME et professions libérales, car il transforme un investissement lourd en charge d’exploitation maîtrisée.

Avec le leasing d’imprimantes :

• Vous ne mobilisez pas votre trésorerie dans un achat comptant : les loyers mensuels sont comptabilisés en charges et viennent réduire le résultat imposable, sous réserve de votre situation fiscale.
• Vous connaissez à l’avance votre coût mensuel d’impression (par exemple de 45,99 € HT à 352,99 € HT/mois selon les modèles et services sur Onliz), ce qui facilite le pilotage budgétaire sur 13 à 63 mois.
• Vous accédez à du matériel professionnel dimensionné pour des volumes de plusieurs milliers de pages par mois, plutôt qu’à une imprimante grand public inadaptée à un usage intensif.
• Vous gardez la possibilité de renouveler votre matériel à l’issue du contrat pour intégrer les dernières fonctionnalités (sécurité, connectivité, efficacité énergétique) sans gérer la revente ou la mise au rebut des anciens équipements.
• Vous pouvez intégrer dans le loyer des services qui, sinon, pèseraient sur vos équipes : maintenance, support, déplacements techniciens, formation, fourniture de toners et parfois de papier.

En pratique, le leasing permet de transformer l’impression en service continu, mesurable (coût par page, coût par utilisateur, coût par service), plutôt qu’en poste de dépenses irrégulières et difficiles à anticiper.

Quels types d’imprimantes peut-on louer en leasing ?

Toutes les imprimantes ne répondent pas aux mêmes usages. Le leasing vous permet d’aligner la technologie et la capacité sur vos besoins métiers : volume mensuel, couleur ou noir et blanc, formats, sécurité, connexion au SI....

Imprimantes laser noir et blanc

Pour les entreprises dont les usages principaux sont les contrats, factures, documents administratifs et rapports internes, l’imprimante laser noir et blanc reste la base du parc d’impression.

En pratique, ces modèles offrent :

• Une vitesse d’impression typique de 20 à plus de 40 pages par minute (ppm), adaptée aux bureaux où plusieurs collaborateurs enchaînent les jobs d’impression.
• Un coût par page bas et stable, souvent inférieur à 0,02 € HT/page pour des volumes moyens à élevés, selon le modèle et les consommables choisis.
• Une capacité de charge papier allant couramment de 250 à plus de 1 000 feuilles grâce à des bacs additionnels, limitant les rechargements.
• Une conception pour des cycles mensuels pouvant dépasser 10 000 pages sur les modèles professionnels, selon les recommandations constructeur.

Dans de nombreuses entreprises, ces imprimantes laser N&B constituent le “socle” du parc : elles absorbent 60 à 80% du volume global, tandis que les imprimantes couleur sont réservées aux besoins spécifiques.

Imprimantes laser couleur

Dès que votre activité implique des supports clients (présentations, plaquettes, brochures, fiches produits, devis commerciaux), la couleur devient stratégique pour l’image de marque.

Les imprimantes laser couleur professionnelles se distinguent par :

Une résolution et une qualité adaptées aux logos, graphiques, tableaux et supports marketing.

Des documents plus valorisants qu’un simple N&B, notamment en rendez-vous client, salons ou présentations.

Un coût par page couleur plus prévisible et plus stable qu’avec le jet d’encre, surtout à partir de quelques centaines de pages couleur par mois.

Sans leasing, beaucoup d’entreprises se rabattent sur un modèle intermédiaire pour “ne pas exploser le budget”. Avec la location, il devient possible de viser un équipement plus qualitatif tout en lissant l’impact sur la trésorerie.

Imprimantes multifonctions et photocopieurs

Les imprimantes multifonctions regroupent impression, copie, scan (vers e-mail, dossiers réseau, cloud) et, parfois, fax ou fonctionnalités avancées (OCR, workflows documentaires, intégration GED).

Le leasing de photocopieurs multifonctions se révèle particulièrement pertinent dans les environnements où les documents circulent beaucoup : cabinets d’avocats, cabinets comptables, services administratifs, établissements de santé, collectivités, écoles. Un seul équipement centralisé permet :

De remplacer plusieurs appareils de marques ou d’âges différents.

De simplifier la gestion : un seul contrat, un seul interlocuteur, un seul calendrier de maintenance.

De mieux suivre les volumes et les coûts par service ou par utilisateur grâce aux compteurs et reportings.

Imprimantes d’étiquettes

Dans le commerce, la logistique, les ateliers ou la production, l'imprimante d’étiquettes est un outil spécifique : étiquettes de prix, codes-barres, étiquettes produit, étiquettes logistiques, QR codes.

La location d’une imprimante d’étiquettes devient particulièrement intéressante lorsque :

• Les volumes varient fortement selon la saison (soldes, pics logistiques, promotions).
• Vous avez besoin d’étiquettes sur mesure (formats spécifiques, matériaux résistants, impressions durables).
• Vous ne souhaitez pas immobiliser du budget sur un matériel très spécialisé utilisé de façon ponctuelle ou irrégulière.

Formats de papier et cas d’usage

Les imprimantes proposées en leasing couvrent l’essentiel des formats nécessaires aux entreprises :

• A4 : format standard pour la plupart des documents de bureau.
• A3 : utile pour les tableaux, plannings, plans, affiches internes et supports de présentation.
• Formats spécifiques (étiquettes, tickets, bobines) via les imprimantes dédiées.

Vérifier ces points en amont (A4 uniquement vs A3, étiquettes, grammages acceptés) évite de devoir changer de modèle quelques mois après l’installation

Le crédit-bail d’imprimantes : comment ça se passe concrètement ?

Le crédit-bail repose sur un principe simple : un organisme de financement achète l’imprimante et la met à disposition contre un loyer mensuel, pour une durée définie, avec une option en fin de contrat (renouvellement, prolongation, rachat).

Les grandes étapes d’un contrat type

1. Choix du matériel

Vous définissez, avec un conseiller ou via Onliz, le type d’imprimante adapté : laser N&B, couleur, multifonction, photocopieur, imprimante d’étiquettes. Les critères clés sont le volume mensuel estimé, la part de couleur, les formats (A4/A3) et les contraintes de sécurité.

2. Paramétrage du contrat

• Durée : généralement entre 13 et 63 mois sur Onliz.
• Volume d’impression : par exemple 1 000, 5 000 ou 20 000 pages/mois selon vos besoins.
• Services inclus : maintenance, déplacements techniciens, pièces, hotline, formation, fourniture de consommables.

3. Mise en place et livraison

Une fois le financement validé (analyse de solvabilité, ancienneté de l’entreprise, capacité financière), le matériel est livré, installé et raccordé à votre réseau par le prestataire ou son partenaire. L’objectif est de rendre l’équipement opérationnel sans configuration complexe de votre côté.

4. Pendant la durée du contrat

Vous payez un loyer mensuel fixe. Selon le contrat, la maintenance, les pièces et parfois les toners sont inclus. En parallèle, vous suivez vos volumes via les relevés ou les outils de monitoring fournis.

5. Fin de contrat

Plusieurs scénarios sont possibles :

• Renouveler le contrat avec un modèle plus récent.
• Prolonger le contrat sur le même matériel (avec loyers adaptés).

TVA et fiscalité : pourquoi le leasing change vraiment la donne ?

Fiscalement, le crédit-bail est apprécié des TPE/PME car il permet :

• D’inscrire les loyers de crédit-bail en charges déductibles du résultat imposable, sous réserve de la nature du bien et de la réglementation en vigueur.
• De ne pas avancer la TVA sur 100% du prix d’achat : la TVA est payée et récupérée progressivement sur chaque loyer pour les entreprises assujetties utilisant le matériel à titre professionnel.
• De simplifier la lecture des comptes, en évitant d’augmenter artificiellement le bilan avec des immobilisations lourdes et des amortissements pluriannuels.
• Pour une petite structure qui doit arbitrer entre équipements, recrutement, communication ou stock, l’absence de gros décaissement initial et l’étalement de la TVA peuvent constituer un levier important de trésorerie, comme le rappellent les guides récents sur le crédit-bail matériel professionnel.

Maintenance, consommables et support : ce que le leasing peut inclure

Une imprimante en panne un lundi matin peut bloquer la facturation, la logistique ou l’accueil client. C’est là que la dimension service du leasing devient déterminante.

Avec un contrat bien paramétré, vous pouvez inclure :

• Maintenance préventive et curative : interventions techniques, remplacement de pièces, mises à jour de firmware, réglages.
• SLA (Service Level Agreement) : délais d’intervention, hotline, prise en main à distance, éventuellement prêt de matériel.
• Gestion de tout ou partie des consommables (toners, cartouches d’encre, parfois papier).

Sur les consommables, plusieurs modèles existent :

• Livraison automatique basée sur les compteurs ou le niveau de toner.
• Commande à la demande via un portail ou un interlocuteur dédié.

L’objectif est d’éviter les ruptures, les achats d’urgence ou les erreurs de référence. Vos équipes passent moins de temps à gérer des cartouches et plus de temps sur leur cœur de métier.

Intégration au SI et expérience utilisateur

L’imprimante n’est plus un simple périphérique isolé, mais un élément du système d’information.

En environnement professionnel, une imprimante en leasing peut être :

• Raccordée au réseau (Ethernet, Wi-Fi), accessible depuis postes fixes et mobiles.
• Reliée à un annuaire (Active Directory, LDAP) pour l’authentification et les droits.
• Connectée à des outils de gestion documentaire, solutions métier ou outils de suivi de coûts.

Les équipes IT peuvent ainsi :

• Gérer qui peut imprimer en couleur, en recto verso ou en A3.
• Paramétrer les destinations de scan (dossier partagé, logiciel métier, coffre-fort numérique).
• Administrer les mises à jour de sécurité et les règles de conservation des données.

Côté utilisateurs, l’expérience repose sur :

• Une interface claire, souvent via écran tactile.
• Des raccourcis paramétrables (scan vers mon e-mail, vers un dossier, vers une application).
• L’impression depuis smartphone ou tablette via AirPrint, Mopria ou applications dédiées.
• Des impressions sécurisées par code, badge ou compte, pour éviter que des documents sensibles restent sur le bac de sortie.

Plus l’usage est fluide, plus les équipements sont adoptés, et plus votre loyer est rentabilisé.

Sécurité, données et RGPD : l’imprimante ne doit pas être un angle mort

Les imprimantes et photocopieurs récents embarquent des disques, des journaux d’activité et des connexions réseau. Ils traitent donc des données potentiellement sensibles (données clients, données RH, dossiers de santé, contrats).

Les principaux risques :

• Documents confidentiels laissés sur le bac de sortie.
• Données personnelles conservées sur le disque interne ou la mémoire.
• Scans envoyés via des canaux non sécurisés (SMTP non chiffré, partage non protégé).

Les modèles professionnels proposés en leasing intègrent généralement :

• Authentification des utilisateurs (code, badge, identifiant/mot de passe).
• Impression sécurisée : le document ne sort qu’une fois l’utilisateur authentifié au copieur.
• Journalisation des actions (impression, scan, copie) pour traçabilité.
• Chiffrement des données stockées et des flux réseau, selon le paramétrage.
• Effacement sécurisé de la mémoire avant restitution ou reconditionnement.

Le renouvellement régulier des équipements via leasing permet de bénéficier des évolutions de sécurité (firmwares plus récents, correctifs de vulnérabilités, nouvelles normes), plutôt que de conserver des appareils obsolètes qui ne répondent plus aux exigences actuelles en matière de protection des données.

Le marché du leasing d’imprimantes en France : une tendance installée

Le marché français de l’impression évolue : le volume global de pages tend à se stabiliser ou à diminuer légèrement, tandis que les exigences en matière de sécurité, de traçabilité, d’intégration au SI et de maîtrise des coûts augmentent.

Dans ce contexte :

• Le leasing s’est imposé comme mode de financement standard pour les photocopieurs et multifonctions dans de nombreuses PME et administrations.
• Les entreprises se dirigent vers des modèles “hardware as a service” : matériel + services + financement, avec un suivi de parc consolidé.
• Les DAF, responsables financiers et office managers privilégient la lissisation des coûts (OPEX) plutôt que des pics d’investissement (CAPEX) et recherchent une visibilité à 3–5 ans.

Onliz s’inscrit dans cette dynamique en jouant le rôle d’intermédiaire entre entreprises et loueurs : au lieu de chercher et comparer chaque offre séparément, vous accédez à un catalogue structuré d’imprimantes et de photocopieurs, filtrable par budget mensuel, volume, type de technologie et services inclus.

Pourquoi passer par Onliz pour louer votre matériel d’impression ?

Onliz ne se limite pas à un simple catalogue d’imprimantes. La plateforme vise à aider les professionnels à équiper leur entreprise avec les bons outils, au bon coût et avec le bon niveau de service.

Concrètement, vous bénéficiez :

• D’un large choix d’imprimantes laser, multifonctions, photocopieurs et imprimantes d’étiquettes, proposées par des fournisseurs sélectionnés (ex. Fnac Darty pour certains équipements).
• D’offres calibrées pour les TPE, PME, professions libérales et structures plus grandes, avec des loyers à partir de 45,99 € HT/mois et jusqu’à 352,99 € HT/mois pour des multifonctions avec services étendus.
• D’un parcours simplifié : sélection du matériel, choix des services (maintenance, consommables, formation), définition de la durée et signature électronique du contrat.
• D’un accompagnement pour dimensionner correctement votre parc (nombre de machines, volumes mensuels, mix N&B/couleur, formats, contraintes de sécurité) via les contenus et conseillers Onliz.

L’objectif n’est pas seulement de “louer une imprimante”, mais de vous fournir un cadre clair, prévisible et évolutif pour votre gestion documentaire.

Sources officielles & études

Pour approfondir la fiscalité et le marché, consultez ces références publiques :

BOFiP-Impôts.gouv.fr : Déductibilité des loyers de crédit-bail mobilier (BOI-BIC-BASE-60-20, 2012–2025). Loyers intégralement déductibles des BIC, sous réserve art. 39-4 CGI.

BOFiP-Impôts.gouv.fr : TVA sur crédit-bail (BOI-TVA-BASE-10-10-10, 2025). TVA étalée au rythme des loyers pour biens pros.

SNESSII.org : Données marché impression Q2 2025 (ventes matériels, tendances).

Xerfi.com : Étude marché imprimantes 2025 (2,7 M unités 2024, prévisions).

FAQ – Leasing d’imprimantes professionnelles

Leasing imprimante ou achat : que choisir ?

Si vous souhaitez préserver votre trésorerie, éviter un décaissement initial important et intégrer la maintenance dans un budget mensuel fixe, le leasing est souvent plus adapté que l’achat, surtout pour du matériel qui évolue rapidement. À l’inverse, si vous avez une trésorerie très solide et un besoin long terme stable, l’achat peut rester pertinent.

La TVA sur le leasing d’imprimante est-elle déductible ?

Pour une entreprise assujettie à la TVA utilisant l’imprimante dans le cadre de son activité professionnelle, la TVA sur les loyers est en principe récupérable, la déduction s’effectuant au rythme des loyers et non en une fois comme lors d’un achat. Il convient de vérifier ce point avec votre expert-comptable.

Que se passe-t-il en cas de panne ?

Si la maintenance est incluse dans votre contrat, les interventions techniques, le remplacement des pièces défectueuses et, le cas échéant, un matériel de prêt sont pris en charge selon les conditions prévues (délais d’intervention, plage horaire, zones couvertes). L’objectif est de limiter l’interruption de service et d’éviter les factures imprévues.

Peut-on changer de matériel avant la fin du contrat ?

Certains contrats prévoient des options d’évolution ou d’extension du parc (ajout d’une imprimante, remplacement par un modèle plus récent). Ces possibilités et leurs éventuels frais doivent être clarifiés dès la négociation initiale et vérifiés dans les conditions générales du contrat.

Le leasing couvre-t-il les cartouches d’encre et les toners ?

Cela dépend des options choisies. Des formules “full service” incluent les consommables (hors papier le plus souvent), d’autres non. Vous pouvez ajuster ce curseur en fonction de votre budget, de votre organisation et du temps que vous voulez consacrer à la gestion des approvisionnements.

Les imprimantes en leasing sont-elles compatibles avec le RGPD ?

Les modèles professionnels récents incluent généralement des fonctions de sécurité (authentification, chiffrement, effacement sécurisé, journaux d’audit) qui facilitent la conformité avec le RGPD, à condition de les configurer correctement et de les intégrer à votre politique de protection des données. Le renouvellement via leasing aide à rester au niveau des exigences actuelles